Inrichten structuur Atletiek en Loopsport Prins Hendrik in Vught

  1. Opdracht

Op 24 juli jl. heeft het Algemeen Bestuur (AB) mij gevraagd als kwartiermaker te fungeren voor het opnieuw inrichten van de cluster Atletiek en Loopsport binnen de vereniging. Doelstelling van de opdracht was om de structuur zodanig in te richten dat deze meer toekomstbestendig is, waarbij beleidsmatige zaken door het Atletiek en Loopsport Bestuur (ALB) worden behandeld en de operationele zaken door onderliggende commissies worden uitgevoerd. Kaders hiervoor zijn de uitgangspunten van het meerjarenplan 2021 – 2025 en de structuur die voortvloeit uit de goedgekeurde statuten en het Algemeen Reglement.

  1. Stappenplan

Voor het uitvoeren van deze opdracht werd het volgende stappenplan gevolgd.

  1. Voorbereidingsfase
  2. Interviewfase
  3. Uitvoeringsfase
  4. Afsluitende fase

De resultaten van de verschillende stappen werd gerapporteerd aan het AB. Het stappenplan werd binnen het overeengekomen tijdplan afgerond.

  1. Voorbereidingsfase

Het AB informeerde bij aanvang de leden van het ALB en de Loopsport Commissie (LSC) over het uitvoeren van deze opdracht door de kwartiermaker. Ook via de sociale media werd hiervan melding gemaakt.

Kennis werd genomen van het verenigingsadvies van een tweetal studenten van de Fontys Economische Hogeschool Tilburg, naar de ledentevredenheid en het organisatie en financieel management binnen deze cluster. Het advies gaf een positief beeld over de vereniging met een aantal bruikbare suggesties op het gebied van communicatie, aandacht voor vrijwilligers, schoonmaak kleedkamers  en het assortimentenaanbod in het clubhuis.

Naast het doornemen van overige relevante stukken in het kader van deze opdracht, werd het format voor de SWOT-analyse vertaald naar de cluster Atletiek en Loopsport. Bij het uitvoeren van deze analyse worden vanuit een interne scoop de sterke en zwakke punten in kaart gebracht. Vervolgens worden deze afgezet tegen de kansen en externe bedreigingen en de effecten hiervan op de nieuwe structuur van de cluster Atletiek en Loopsport.

  1. Interviewfase

Voor het uitvoeren van de SWOT-analyse vonden met 25 personen zowel binnen als in de periferie van de vereniging één-op-één interviews plaats, die een goed beeld gaven van zowel de sterke en de zwakke punten als de kansen en bedreigingen. De interviews werden vastgelegd in een format inclusief de impact hiervan voor de structuur. De bereidheid om aan deze interviews mee te werken was hoog en zonder uitzondering constructief. Het schetste ook een positieve houding om de vereniging gezamenlijk naar een hoger plan te tillen.

Als separaat onderdeel van de interviewfase werd ook een benchmark uitgevoerd, waarbij de kenmerken van de cluster Atletiek en Loopsport werd afgezet tegen de kenmerken van de atletiekverenigingen PAC Rotterdam, av Sprint in Breda en Nijmegen Atletiek. Hiervoor vonden online-interviews plaats met de voorzitters c.q. bestuurders van deze verenigingen, wat eveneens interessante leerpunten opleverde. En dat nog los van het aanbod in de komende periode op locatie nog een verdiepingsslag uit te voeren.

Samengevat leverde deze fase voor atletiek en loopsport de volgende aanbevelingen op,

  • De gekozen structuur met een ALB en (onderliggende) commissies heeft een breed draagvlak. Werk deze verder uit met het invullen van de bestuurlijke functies inclusief het benoemen van globale taken, competenties en profielen.
  • Betrek de uitkomsten van de SWOT-analyse in het jaarplan 2022 en volgende jaren.
  • Geef prioriteit aan de opleiding, bijscholing, begeleiding en coördinatie van het (trainers)kader. Betrek hierbij ook de opleiding en bijscholing van het (top)jurykader.
  • Verstevig de regionále functie van atletiek en loopsport en betrek daarbij ook de positie van het RTC Brabant Atletiek nu de subsidiëring vanuit NOC*NSF wegvalt.
  • Zet in op verbreding van de maatschappelijke functie van Special Sport o.a. door het aangaan van allianties met andere stakeholders op het gebied van Sport en Bewegen.
  • Koester de Harry Schulting Games en Kangoeroeloop, zet in op organisatie van NK’s.
  • Organiseer een kennisuitwisseling op locatie met één van de verenigingen uit de benchmark b.v. op het gebied van de organisatie van jeugdatletiek en/of loopsport.

Daarnaast leverde deze fase als bijvangst samengevat nog de volgende aanbevelingen op.

  • Zorg dat de informatievoorziening topdown en bottom-up zichtbaar op orde komt als uitwerking van de communicatiestrategie (actie AB en portefeuillehouder ALB).
  • Wees bewust van het spanningsveld tussen strategische ambities versus de haalbaar- heid op het operationele vlak (actie AB, ALB en commissies m.b.t. de jaarplancyclus).
  • Geef nader invulling aan HR-beleid zowel voor de bezoldigde medewerkers als voor de vrijwilligers op de vitale functies. Zet de inmiddels in gang gezette professionalisering door en stel spoedig een ervaren verenigingsmanager aan (actie AB).
  • Benut de unieke accommodatie met alle faciliteiten en clubhuis als ‘verdienmodel’ en betrek hierbij ook de positie van de Stichting Accommodatie Prins Hendrik (actie AB).
  • Zet de positieve uitstraling van de vereniging in bij het aangaan van partnerships met (zakelijke) partijen in de regio. Be good and tell it (actie AB en ALB).

De uitkomsten en leerpunten uit deze fase leveren een mooie basis op voor een routekaart,  die benut kan worden bij het uitdiepen van het meerjarenplan en de hieruit voortvloeiende jaarplannen. Aandachtspunt hierbij is nog het opstellen van kwartaalrapportages om de voortgang van de acties uit het jaarplan te monitoren met de vraag ‘zitten we op koers?’.

 

  1. Uitvoeringsfase

In deze fase werd een bijdrage geleverd aan de voorbereiding van het concept jaarplan voor de cluster Atletiek en Loopsport, waarbij vooral het accent werd gelegd op de opleiding, bijscholing en begeleiding van het trainerskader maar ook voor het (top)jurykader.

Een overzicht met taken, contacten, profiel en competenties hielp bij het benaderen van potentiële kandidaten voor een functie binnen het Atletiek en Loopsport Bestuur (ALB). De mede op basis hiervan gevoerde gesprekken met deze kandidaten leidde tot een concreet  voorstel met namen en rugnummers aan het AB. Dit voorstel werd integraal overgenomen.

  1. Afsluiting

De resultaten van de uitgevoerde analyse hebben inzicht gegeven in het toekomstbestendig maken van de cluster Atletiek en Loopsport. Veel dank is verschuldigd aan degenen die hieraan bereidwillig hun medewerking hebben verleend.

 

Vught, 8 november 2021

Rien van Haperen, kwartiermaker